تسهیلگری
جلسات مدیران؛
جلسهای که به
تصمیم و اقدام
ختم شود
جلسه مدیریتی قرار نیست محلی برای تکرار مسائل، حاشیهروی یا تعارضات حلنشده باشد. آرنارشد با حضور یک تسهیلگر بیطرف، ساختار گفتوگو را هدایت میکند تا مشارکت مدیران افزایش پیدا کند، اختلاف دیدگاهها به گفتوگویی سازنده تبدیل شوند و جلسه با تصمیم، مسئول و اقدام مشخص پایان یابد.
جلسه زیاد است؛ اما تصمیم و اقدام کمتر از انتظار
مسئله همیشه تعداد جلسات نیست. گاهی مشکل در ساختار جلسه، نحوه گفتوگو و شیوه رسیدن به تصمیم است.
دستورکار مبهم
جلسه شروع میشود اما مشخص نیست در پایان دقیقاً قرار است درباره چه موضوعی تصمیم گرفته شود.
بحثهای تکراری
یک مسئله در چند جلسه دوباره مطرح میشود بدون اینکه به تصمیم نهایی یا اقدام مشخصی برسد.
حاشیهروی
گفتوگو از موضوع اصلی فاصله میگیرد و بخش زیادی از زمان جلسه صرف مسائل فرعی میشود.
تعارضات حلنشده
اختلاف میان مدیران بهجای تبدیلشدن به گفتوگوی حرفهای، به اصطکاک داخلی تبدیل میشود.
مشارکت نابرابر
بعضی افراد تمام فضای جلسه را در اختیار میگیرند و دیدگاه سایر اعضا بهدرستی شنیده نمیشود.
پایان بدون اقدام
جلسه تمام میشود اما مشخص نیست چه تصمیمی گرفته شد، مسئول آن کیست و قدم بعدی چیست.
از «جلسه برای حرفزدن» به «جلسه برای تصمیمگرفتن»
نقش تسهیلگر این نیست که بهجای مدیران تصمیم بگیرد؛ بلکه کمک میکند گفتوگو ساختار پیدا کند و تیم بتواند به تصمیمی روشن و قابل اجرا برسد.
گفتوگو باید مسیر داشته باشد
تسهیلگری مؤثر یعنی جلسه از قبل و در لحظه برای رسیدن به یک خروجی مشخص مدیریت شود؛ نه اینکه صرفاً فرصت صحبتکردن ایجاد شود.
مشخصکردن اینکه این جلسه قرار است به چه خروجی برسد.
تنظیم ترتیب موضوعات و زمانبندی گفتوگو متناسب با هدف جلسه.
حفظ تمرکز، شنیدهشدن دیدگاهها و جلوگیری از انحراف جلسه.
تبدیل بحثها به توافق روشن، مسئول مشخص و اقدام بعدی.
مدیریت «فرآیند گفتوگو» بدون تصاحب «تصمیم»
تصمیم همچنان متعلق به مدیران سازمان است؛ تسهیلگر کمک میکند مسیر رسیدن به آن حرفهایتر، منظمتر و سازندهتر شود.
مدیریت زمان
جلوگیری از مصرف بیهدف زمان و حفظ تناسب میان موضوعات مختلف جلسه.
هدایت گفتوگو
نگهداشتن بحث روی مسئله اصلی و کمک به شنیدهشدن دیدگاههای مرتبط.
مدیریت تعارض
کمک به تبدیل اختلاف دیدگاه از اصطکاک شخصی به گفتوگوی مسئلهمحور و سازنده.
تثبیت خروجی
روشنکردن تصمیم نهایی، اقدامات، مسئولیتها و توافقهای حاصل از جلسه.
اختلاف دیدگاه، الزاماً مشکل نیست
اختلاف میان مدیران میتواند منبع تصمیمهای بهتر باشد، به شرط آنکه گفتوگو از سطح شخصی به سطح مسئله و منافع سازمان منتقل شود. تسهیلگر بیطرف کمک میکند تعارض مخرب به تبادل نظر سازنده تبدیل شود.
گفتوگو
سه چیزی که باید بعد از جلسه روشن باشد
تصمیم چیست؟
جلسه باید به یک جمعبندی قابل فهم برسد و برداشت اعضا از نتیجه متفاوت نباشد.
مسئول کیست؟
هر اقدام باید مالک مشخص داشته باشد تا تصمیم جلسه میان افراد و واحدها گم نشود.
قدم بعدی چه زمانی است؟
توافقها باید به اقدام قابل پیگیری و بازه زمانی روشن برای اجرا متصل شوند.
وقتی جلسه دارید، اما هنوز «همفکری» به «همتصمیمی» تبدیل نشده
قرار نیست مدیران با همان اختلافهایی از جلسه خارج شوند که با آن وارد شدهاند
اگر جلسات مدیریتی شما درگیر بحثهای تکراری، تعارضات حلنشده یا تصمیمهای مبهم شده است، در جلسه اولیه شرایط تیم مدیریتی، نوع جلسات و مسئله اصلی بررسی میشود تا مدل مناسب تسهیلگری مشخص شود.
درخواست تسهیلگری جلسه ←مشترک