تقریباً در همه سازمانها جلسه برگزار میشود؛ اما تعداد زیاد جلسات لزوماً به معنی تصمیمگیری بهتر نیست.
گاهی مدیران ساعتها درباره یک مسئله صحبت میکنند، افراد نظرات مختلفی ارائه میدهند و حتی بحثهای جدی شکل میگیرد، اما وقتی جلسه تمام میشود هنوز مشخص نیست چه تصمیمی گرفته شد، چه کسی مسئول است و قدم بعدی چیست.
در محتوای آرنارشد نیز یکی از مشکلات رایج جلسات مدیریتی، طولانیشدن جلسه، نبود دستورکار روشن، تکرار بحثها، حاشیهروی و در نهایت نداشتن خروجی مشخص عنوان شده است.
۱. جلسه مؤثر قبل از شروع، هدف مشخصی دارد
یکی از مهمترین تفاوتها این است که افراد قبل از ورود به جلسه بدانند:
«قرار است در پایان این جلسه به چه چیزی برسیم؟»
گاهی هدف جلسه تصمیمگیری است، گاهی بررسی یک مسئله، گاهی هماهنگی میان واحدها و گاهی دریافت دیدگاه اعضای تیم.
وقتی هدف مبهم باشد، گفتگو خیلی راحت از موضوع اصلی فاصله میگیرد.
بنابراین قبل از جلسه بهتر است یک سؤال ساده پاسخ داده شود:
اگر این جلسه موفق باشد، در پایان چه خروجیای خواهیم داشت؟
۲. دستورکار، فقط فهرست موضوعات نیست
نوشتن چند عنوان و ارسال آن برای اعضا الزاماً به معنی داشتن دستورکار حرفهای نیست.
دستورکار باید مشخص کند:
- چه موضوعی قرار است بررسی شود؟
- هر بخش چه هدفی دارد؟
- چه کسانی باید درباره آن نظر بدهند؟
- کدام موضوع نیازمند تصمیم است؟
- چه مقدار زمان برای آن در نظر گرفته شده؟
در توضیح خدمت تسهیلگری جلسات آرنارشد نیز بازطراحی ساختار و دستورکار جلسات بهعنوان یکی از ابزارهای بهبود کیفیت جلسه مطرح شده است.
۳. همه باید فرصت مشارکت داشته باشند
یکی از مشکلات بعضی جلسات این است که یک یا دو نفر تقریباً تمام زمان جلسه را در اختیار میگیرند و دیگران بیشتر شنوندهاند.
جلسه مؤثر فضایی ایجاد میکند که افراد مرتبط بتوانند دیدگاه خود را بیان کنند؛ مخصوصاً زمانی که تصمیم روی چند واحد یا چند تخصص اثر میگذارد.
هدف این نیست که همه دقیقاً یک نظر داشته باشند؛ بلکه باید دیدگاههای مختلف شنیده شوند و اختلافها قابل بررسی شوند.
در مدل تسهیلگری آرنارشد نیز هدایت گفتوگو به سمت خروجی مشخص و مشارکت فعال اعضا از اهداف اصلی جلسه عنوان شده است.
۴. اختلاف نظر نباید به تعارض شخصی تبدیل شود
وجود اختلاف میان مدیران الزاماً نشانه جلسه بد نیست.
اگر افراد از زاویههای مختلف به مسئله نگاه میکنند، همین اختلاف میتواند به تصمیم دقیقتری منجر شود. مشکل زمانی ایجاد میشود که بحث از «کدام ایده بهتر است؟» به «چه کسی درست میگوید؟» تبدیل شود.
جلسه حرفهای باید کمک کند تعارض مخرب به گفتوگوی سازنده تبدیل شود و تمرکز دوباره روی خود مسئله قرار بگیرد. آرنارشد نیز در توضیح این خدمت، تبدیل تعارضات مخرب به تبادل نظر سازنده را یکی از نقشهای تسهیلگر معرفی میکند.
۵. پایان جلسه باید روشن باشد
مهمترین آزمون یک جلسه مدیریتی شاید چند دقیقه آخر آن باشد.
قبل از اینکه افراد اتاق را ترک کنند باید تا حد امکان مشخص باشد:
چه تصمیمی گرفته شد؟
چه کاری باید انجام شود؟
مسئول آن چه کسی است؟
چه موضوعی هنوز نیازمند بررسی است؟
اگر جلسه فقط با جمله «خب پس پیگیری میکنیم» تمام شود، احتمال زیادی وجود دارد که همان موضوع در جلسه بعد دوباره مطرح شود.
بنابراین یک جلسه مؤثر باید تلاش کند گفتوگو را به تصمیم و اقدام روشن تبدیل کند؛ نه اینکه صرفاً حجم بیشتری از گفتگو تولید کند.
آیا کوتاهبودن جلسه به معنی مؤثربودن آن است؟
نه لزوماً.
گاهی یک تصمیم پیچیده واقعاً به گفتوگوی طولانی نیاز دارد. مشکل، طول جلسه نیست؛ مشکل زمانی است که زمان زیادی صرف میشود اما گفتگو ساختار ندارد یا نتیجهای ایجاد نمیکند.
پس معیار بهتر این نیست که بپرسیم:
«جلسه چند دقیقه طول کشید؟»
بلکه باید بپرسیم:
«در پایان جلسه چه چیزی نسبت به قبل روشنتر شد؟»
جمعبندی
جلسه مدیریتی مؤثر الزاماً جلسهای بدون اختلاف، بسیار کوتاه یا کاملاً رسمی نیست.
جلسه مؤثر جلسهای است که هدف مشخص، دستورکار روشن، مشارکت مناسب، مدیریت اختلاف نظر و خروجی قابل پیگیری داشته باشد.
اگر جلسات مدیریتی سازمان شما مرتب به بحثهای تکراری، حاشیهروی یا تصمیمهای نامشخص ختم میشوند، شاید مسئله فقط افراد حاضر در جلسه نباشد؛ ساختار خود جلسه نیز نیاز به بازطراحی داشته باشد.
لینکهای داخلی پیشنهادی: در انتهای مقاله به صفحه «تسهیلگری جلسات مدیران» لینک بده. در بخش مدیریت اختلاف نظر نیز لینک به «استقرار مدیریت مشارکتی» مناسب است و در بخش مهارت گفتگو میتوان به «مهارتافزایی مدیریتی» لینک داخلی داد.
بدون دیدگاه