یکی از جملههایی که زیاد از مدیران شنیده میشود این است:
«اگر خودم انجامش بدهم سریعتر تمام میشود.»
این جمله ممکن است در کوتاهمدت درست باشد؛ اما اگر تبدیل به شیوه همیشگی مدیریت شود، مدیر بهتدریج در جزئیات غرق میشود و تیم نیز یاد میگیرد برای بسیاری از تصمیمها منتظر او بماند.
در محتوای رسمی آرنارشد نیز «مشکل در تفویض اختیار» بهعنوان یکی از چالشهایی مطرح شده که حتی مدیران توانمند و دارای تخصص فنی بالا ممکن است با آن مواجه شوند.
۱. مدیر کار را واگذار میکند، اما اختیار را نه
یکی از رایجترین اشتباهات این است که مدیر مسئولیت یک کار را به فرد دیگری میدهد اما همچنان انتظار دارد تقریباً تمام تصمیمها با تأیید خودش انجام شوند.
در چنین شرایطی کار منتقل شده، اما تصمیمگیری منتقل نشده است.
نتیجه معمولاً این است که کارمند مرتب برای تأیید برمیگردد و مدیر همچنان درگیر جزئیات باقی میماند.
تفویض مؤثر یعنی مشخص باشد فرد تا کجا میتواند مستقلاً تصمیم بگیرد و در چه مواردی باید موضوع را با مدیر هماهنگ کند.
۲. انتظار مدیر به اندازه کافی شفاف نیست
گاهی مدیر تصور میکند توضیح کافی داده، اما فردی که کار را تحویل گرفته تصویر متفاوتی از نتیجه مورد انتظار دارد.
بهتر است هنگام واگذاری حداقل سه چیز روشن باشد:
- خروجی مورد انتظار چیست؟
- تا چه زمانی باید آماده شود؟
- چه محدودیتها یا معیارهایی وجود دارد؟
شفافبودن این موارد میتواند بخش زیادی از رفتوبرگشتهای بعدی را کاهش دهد.
۳. مدیر انتظار دارد کار دقیقاً به روش خودش انجام شود
واگذاری اختیار به این معنی نیست که فرد دیگر باید تمام مراحل را دقیقاً همانطور انجام دهد که مدیر انجام میداد.
ممکن است دو مسیر متفاوت به یک نتیجه مناسب برسند.
اگر مدیر بهجای ارزیابی نتیجه، دائماً روش انجام کار را کنترل کند، تفویض خیلی زود به میکرومدیریت تبدیل میشود.
در چنین شرایطی اعضای تیم نیز انگیزه کمتری برای تصمیمگیری مستقل پیدا میکنند.
۴. کار به فرد نامناسب واگذار شده است
تفویض اختیار به معنی واگذارکردن هر کاری به هر فردی نیست.
سطح تجربه، دانش، ظرفیت و آمادگی فرد باید با مسئولیتی که دریافت میکند متناسب باشد.
گاهی مشکل از اصل تفویض نیست؛ بلکه فاصله میان سطح مسئولیت و آمادگی فرد بیش از حد زیاد است.
در بعضی موارد نیز مدیر باید در مراحل ابتدایی حمایت بیشتری ارائه دهد و با افزایش توان فرد، میزان استقلال او را بیشتر کند.
۵. مدیر از اشتباهکردن تیم میترسد
بعضی مدیران به این دلیل اختیار نمیدهند که تصور میکنند اگر خودشان کنترل همه چیز را حفظ کنند، خطا کمتر خواهد شد.
اما اگر اعضای تیم هیچوقت فرصت تصمیمگیری نداشته باشند، چگونه قرار است توان تصمیمگیری آنها رشد کند؟
تفویض اختیار همیشه به معنای حذف نظارت نیست.
میتوان نقاط کنترل مشخص تعریف کرد؛ یعنی فرد اختیار انجام کار را داشته باشد اما در مراحل تعیینشده نتیجه بررسی شود.
۶. خود مدیر هنوز آماده رهاکردن نیست
گاهی مانع اصلی نه تیم است و نه ساختار؛ بلکه خود مدیر است.
مدیری که سالها بسیاری از کارها را شخصاً انجام داده ممکن است ناخودآگاه احساس کند بدون حضور او کیفیت کاهش پیدا میکند.
اینجاست که تفویض اختیار فقط یک تکنیک مدیریتی نیست؛ بخشی از تغییر نقش مدیر است.
در خدمات کوچینگ فردی آرنارشد نیز تمرکز بر شناخت موانع ذهنی و رفتاری و کشف نقاط کور مدیریتی مطرح شده است؛ موضوعی که میتواند در چنین چالشهایی اهمیت داشته باشد.
از کجا شروع کنیم؟
برای هر کاری که امروز خودتان انجام میدهید، این سه سؤال را بپرسید:
آیا واقعاً لازم است این کار را من انجام دهم؟
چه کسی میتواند با آموزش یا حمایت مناسب مسئول آن شود؟
چه میزان اختیار باید همراه این مسئولیت منتقل شود؟
اگر پاسخ این سؤالها روشن شود، تفویض از یک «واگذاری کار» ساده به ابزاری برای رشد تیم تبدیل میشود.
جمعبندی
تفویض اختیار یعنی مدیر از مسئولیت خود کنار نمیرود؛ بلکه شرایطی ایجاد میکند که مسئولیتها در سازمان درستتر توزیع شوند.
وقتی انتظار، مسئولیت، اختیار و نقاط کنترل روشن باشند، مدیر زمان بیشتری برای مسائل مهمتر پیدا میکند و اعضای تیم نیز فرصت بیشتری برای رشد خواهند داشت.
اما اگر مدیر همچنان مرکز تمام تصمیمها باقی بماند، بزرگترشدن سازمان میتواند فقط به معنی شلوغترشدن مدیر باشد.
بدون دیدگاه